Se você está buscando formas de fazer sua empresa crescer, melhorar os resultados e elevar o nível de desempenho da sua gestão, em algum momento acabará se deparando com o conceito de KPIs. Isso porque esses indicadores são essenciais para quem busca entender de forma mais profunda o cenário em que seu negócio se encontra, bem como as expectativas de crescimento e o que pode ser feito para melhorar o desempenho corporativo.
Mas afinal, o que são KPIs?
KPI é a sigla em inglês para key performance indicator (ou, em português, indicador-chave de desempenho). Trata-se de uma técnica de gestão que facilita a transmissão da visão e da missão de uma empresa a todos os seus funcionários — às vezes, esses valores ficam restritos à direção do negócio, mas compartilhá-los com toda a equipe faz com que todas as pessoas estejam cientes daquilo que é importante para a organização e, de fato, vistam a camisa para correr atrás desses objetivos comuns.
Para começar, os gestores devem definir quais KPIs serão utilizados para acompanhar a evolução das operações, evitando se perder em meio a uma quantidade absurda de relatórios e de dados que não levam a lugar algum. É por meio desses indicadores que a empresa conseguirá manter o foco em suas metas.
Vamos ver alguns exemplos para facilitar a compreensão. Se estamos tratando de um curso técnico, um KPI para medir o sucesso da instituição pode ser a porcentagem de ex-alunos inseridos no mercado de trabalho. Já no caso de uma fábrica de refrigerantes, o KPI pode ser a quantidade de unidades produzidas por hora.
Esses KPIs são formados por métricas que quantificam a performance da empresa de acordo com seus objetivos. E antes que possa surgir algum tipo de confusão entre métricas e indicadores de desempenho, já esclarecemos:
Métricas – são medidas brutas que servem de subsídio aos indicadores. São compostas por vários tipos, como valor, unidade, peso, volume ou outro formato quantitativo. Elas são a base para a constituição dos indicadores de desempenho.
Indicadores de desempenho (KPIs) – são instrumentos de gestão que servem para medir o resultado de uma empresa. Por meio deles é possível acompanhar se as metas traçadas estão sendo alcançadas e qual é a melhora ou a piora em relação a indicadores anteriores. Existem diversos tipos de KPIs, entre os quais se destacam os seguintes:
- Indicadores de produtividade: estão relacionados à medida hora/trabalhador ou hora/máquina. Correspondem ao uso dos recursos da empresa a partir da avaliação das entregas;
- Indicadores de qualidade: complementam os indicadores de produtividade, uma vez que ajudam a compreender qualquer desvio ou não-conformidade ocorrido durante um processo produtivo. Um bom exemplo são as possíveis avarias de um produto, em que a quantidade de danos ocorridos durante um período é comparada ao nível de aceitação estabelecido;
- Indicadores de capacidade: medem a capacidade de resposta de um processo. Podemos citar como exemplo a quantidade de produtos que uma máquina consegue embalar durante um período;
- Indicadores estratégicos: são aqueles que auxiliam na observação de como a empresa se encontra no que diz respeito aos objetivos que foram estabelecidos. Eles indicam e fornecem um comparativo de como está o cenário atual do negócio em relação a como deveria estar;
- Indicadores de lucratividade: consistem em um percentual que caracteriza a eficiência operacional da empresa. Eles informam o quanto o negócio realmente lucrou depois que todas as despesas decorrentes da produção foram descontadas;
- Indicadores de rentabilidade: mostram o potencial de ganho de uma empresa, ou seja, o retorno do capital investido pela organização. Isso faz deles um dos mais importantes índices para qualquer tipo de negócio;
Indicadores de competitividade: medem a relação entre uma empresa e suas concorrentes.
Como deu para perceber, os KPIs são de extrema importância no dia a dia das empresas, não é verdade? Afinal, por meio deles os gestores conseguem perceber falhas, se os números revelarem uma realidade abaixo da esperada, e também identificar oportunidades de negócio com base na análise dos dados revelados pelos indicadores.
Pense em uma indústria que possui três linhas de montagem distintas. Ao fim de cada ano, seus gestores pretendem saber o número total de funcionários demitidos e contratados. Nesse caso, os indicadores devem revelar o volume de rotatividade dos empregados.
No entanto, este número sozinho ainda não diz muita coisa. É necessário comparar o volume de contratações e demissões de cada uma das linhas com o total de trabalhadores do setor. E, assim, identificar o percentual de rotatividade em cada uma das linhas. Esse indicador irá facilmente dizer onde existe maior estabilidade e onde ocorre mais trocas de pessoal.
E não é só isso. A partir desse indicador é possível perceber alguns outros possíveis problemas, como um supervisor com dificuldades para gerir pessoas, uma política de cargos e salários desequilibrada ou, ainda, a necessidade de reavaliação das condições de trabalho em setor específico da empresa.
É claro que outros indicadores podem ser acrescentados, tudo vai depender da necessidade de conhecimento dos gestores. O importante é compreender que os números encontrados por meio dos KPIs dão um panorama da atual situação do negócio e que, pela análise deles, é possível traçar uma estratégia para resolver problemas ou melhorar ainda mais o desempenho da empresa.
Além disso, não podemos esquecer que um indicador deve ser quantificável, ou seja, precisa ser representado por um índice que retrate o andamento ou o resultado de uma atividade como um todo ou em partes. Para acompanhar tudo isso com segurança e agilidade, um software ERP pode ser um grande aliado.
Aqui na Pró-Data System’s, oferecemos o ERP Radar Empresarial que, entre suas funcionalidades, tem o BI (Business Intelligence), que contempla a mineração de dados e permite transformá-los em dashboards e relatórios personalizados com informações das diversas áreas da empresa, como vendas, finanças, orçamentos, contas, estoque, produção, custos e qualidade. Com ele, é possível reunir e cruzar os diversos números e dados gerados pelo negócio, obtendo como resultado os índices de desempenho.
A solução ainda permite desenvolver medições para gerenciar zonas críticas por meio de KPIs, além de realizar análises de resultados de orçamentos, planejamentos e indicadores de desempenho. Muito bom, não é verdade?
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