Entenda a importância do controle da compra de materiais para as empresas

Achar uma empresa que não tenha uma área dedicada ao estoque ou almoxarifado nos dias de hoje é uma tarefa quase impossível. Afinal, é lá que ficam guardados os materiais e equipamentos de uso interno para todo o empreendimento, e isso vale para os produtos de limpeza, de escritório, peças para informática e até mesmo para os equipamentos de proteção individual (EPIs), para citarmos alguns exemplos. A lista de itens é tão grande que não é de se surpreender que o controle da compra de materiais seja tão importante na rotina dos negócios.

Mas quem trabalha no gerenciamento dessa área já deve ter observado que nem sempre tudo sai conforme o planejado. Um exemplo é quando surge aquela situação de emergência no trabalho e a matéria-prima está em falta. Ao mesmo tempo, a prateleira do lado está abarrotada de equipamentos de limpeza ou de escritório, em uma quantidade talvez maior do que a necessária.

Casos como esse, cuja recorrência é bem normal, são indicativos que ajudam a demonstrar que o fluxo de reposição e de controle de compra de materiais não está bem organizado. Se isso já aconteceu na sua empresa, fique atento, pois neste artigo vamos mostrar que há maneiras práticas de fazer essa gestão com mais eficiência. Vamos lá?

 

A importância do controle da compra de materiais

A importância estratégica dos materiais no almoxarifado para a sua empresa é inegável: é nesse setor que estão armazenados os produtos que irão abastecer vários setores do negócio, do escritório à produção, e já sabemos que a ausência de alguns itens pode prejudicar a produtividade. Ou seja, trata-se de um setor que raramente é o centro das atenções, mas que pode suspender as atividades em todo o negócio se não for bem administrado.

Por exemplo: imagine uma situação em que uma peça de um dos equipamentos mais importantes da sua empresa tenha quebrado. Para a surpresa da equipe de manutenção, na hora de substituí-la, não havia mais peças sobressalentes. Por conta disso, a decisão foi suspender a produção até a reposição do material.

O problema é que, durante o processo de compra, você acabou descobrindo que essa peça não é vendida no Brasil e, por isso, leva cerca de 15 dias para ser entregue por aqui. E agora? Qual empresa pode suspender suas atividades durante 15 dias inteiros e não sentir um duro reflexo dessa parada no faturamento do mês?

Pode parecer uma situação exagerada, mas ela se repete em diversas organizações o tempo todo e, como vimos, o prejuízo pode ser grande. Por isso, o ideal é que esse controle aconteça de forma programada e regular. E se engana quem pensa que investir na gestão dos materiais serve apenas para deixar o almoxarifado organizado.

Isso porque se o empreendedor contar com um banco de dados atualizado, fica mais fácil conhecer a real necessidade de compra da empresa, diminuindo as chances de exagerar nas quantidades e acabar perdendo dinheiro em longo prazo com compras desnecessárias.

 

Como avaliar a necessidade de compra

Mas afinal, qual é a melhor maneira de definir um processo eficiente para a compra de materiais? Uma boa alternativa é começar investindo em um diálogo constante com os outros setores da empresa. Isso porque, de fato, é muito difícil que uma pessoa sozinha consiga absorver toda a demanda do controle de compras. E não há como saber que determinada peça ou equipamento é importante e indispensável sem falar, por exemplo, com o pessoal da manutenção, não é verdade?

Por isso, se o seu objetivo é criar uma rotina para o controle da compra de materiais — ou se a ideia é deixar esse setor ainda mais eficaz na sua empresa —, o responsável por essa tarefa deve conversar com pelo menos um gestor ou líder de cada área, como produção, administrativo, recursos humanos e vendas, para entender melhor a necessidade em um determinado período de tempo e, assim, planejar as compras com mais segurança.

Se o gestor de produção, por exemplo, disser que aproximadamente cinco pares de protetores de ouvido e três pares de luvas são utilizados por semana por cada funcionário, basta multiplicar esse número pelo total de trabalhadores e, depois, pelo número de semanas para as quais a compra será feita. Essa é uma estratégia muito mais segura do que tentar adivinhar um número aproximado e muito mais barata do que comprar em quantidades muito superiores para prevenir a falta.

 

Atenção com os preços e com os fornecedores

Depois de conversar com os responsáveis pelas diferentes áreas da empresa, você já deve conseguir esboçar um fluxo de abastecimento mais eficiente, não é mesmo? Então, é chegada a hora de focar os esforços no processo de compra. O ideal é começar procurando os melhores preços para a matéria-prima usada no seu negócio.

Afinal, é importante lembrar que o valor pago nessas mercadorias causa um impacto direto no custo de produção, que, por sua vez, influencia o preço final do produto oferecido pela sua empresa e, consequentemente, a atratividade dele para os clientes.

Aqui vale lançar um alerta: quando se trata da compra de materiais para uso interno, é comum que a preocupação com os melhores preços seja posta de lado. Inclusive, em alguns casos, a compra é feita sempre com o mesmo fornecedor, sem nem mesmo efetuar uma cotação com outras empresas. Até porque não é o gasto com alguns materiais que vai comprometer a saúde financeira da empresa, certo?

Não é bem assim. E é aí que mora o perigo. Lembre-se de que essas compras são realizadas constantemente e, como já falamos, o valor pago por elas vai refletir diretamente nos custos da empresa como um todo. Logo, pensando na importância que a compra de materiais tem para a produtividade e no impacto que gera nas finanças, a preocupação com os melhores preços deve, também, ser constante.

Por isso, o setor de compras não deve abrir mão de buscar fornecedores, fazer cotações e ver qual é a melhor opção em relação aos materiais internos. Além disso, ao receber o item, é importante que o funcionário responsável tenha atenção ao conferir a quantidade e a qualidade dessas mercadorias.

Também é fundamental que todos os materiais estejam armazenados de forma organizada, de preferência identificados com etiquetas ou de alguma outra maneira que permita encontrá-los com rapidez. Isso faz com que o almoxarifado esteja sempre organizado, o que ajuda, inclusive, no controle do estoque e na tomada de decisão sobre o que é necessário comprar ou não.

 

Conte com boas ferramentas de controle durante o processo

Se você nos acompanhou até aqui, já deve ter percebido que o controle da compra de materiais tem um papel muito mais relevante do que se imagina, especialmente quando falamos em evitar as perdas na produtividade e as despesas desnecessárias. Contudo, independentemente do tamanho da sua empresa, não é exagero dizer que esse gerenciamento pode dar um certo trabalho quando é feito de forma manual — além de mais lento, todo o processo é mais suscetível a falhas.

Nesse contexto, uma boa alternativa para agilizar o controle e torná-lo mais eficiente é investir em ferramentas que automatizem essa gestão e gerem dados úteis para o acompanhamento diário. E um bom exemplo é o software ERP Radar Empresarial, solução oferecida pela Pró-Data System’s que integra as informações das várias áreas da empresa em um mesmo local.

Quando o assunto é a compra de materiais, este software permite que você faça o controle de cotações por produtos e fornecedores, a conciliação entre pedidos de compra e recebimento de mercadorias, entre muitas outras facilidades. Por isso, se você quer investir no melhor controle da compra de materiais, clique aqui e saiba mais sobre a nossa solução!

E se esse conteúdo foi útil para você ou se ainda restou alguma dúvida, deixe um comentário no espaço abaixo. Vamos compartilhar experiências e ideias para garantir agilidade, integração e confiabilidade às informações da sua empresa!

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