Nunca é demais falar sobre custos, certo? Hoje, vamos seguir discutindo este assunto, nosso objetivo é mostrar que vale a pena investir em um software de gestão de custos para otimizar o trabalho dessa área na sua empresa.
Pode parecer óbvia a preocupação em mostrar a necessidade de investir em uma solução que vai automatizar o processo de gerenciamento de custos, mas não é bem assim. Ainda há muitos empresários que fazem controles e análises de custos utilizando planilhas simples. Apesar da facilidade de uso, esses modelos não garantem a flexibilidade, a segurança e os componentes para rastrear os custos e simular os cenários que uma empresa precisa.
Já com um software de gestão de custos bem estruturado, o dono do negócio e os gestores têm em mãos uma ferramenta para organizar e controlar, de maneira simples, todos os custos da empresa. Com a solução certa, é possível utilizar metodologias variadas de custeio, como ABC, UEP e Absorção, que se aplicam a indústrias, comércios, atacadistas e varejistas de diversos portes e segmentos.
Siga com a gente e entenda melhor as 5 razões para usar um software de gestão de custos:
1) Otimização do tempo
Com um software de gerenciamento, quase todo o trabalho considerado mais burocrático e operacional é automatizado. A única atividade manual é inserir os primeiros registros no sistema. Depois, o trabalho fica por conta da tecnologia. Dessa forma, os funcionários conseguem mais tempo para analisar os resultados, tornando a gestão mais eficiente. Afinal, cada minuto que pode ser investido na estratégia da empresa deve ser usado para isso.
Ao usar o software, a formatação, a emissão e o armazenamento de relatórios, notas e documentos estão integrados, não havendo necessidade de recorrer a papéis ou se deslocar entre diferentes áreas para recolher os dados sobre os custos. As informações estão todas centralizadas no software.
2) Redução de erros
Uma vez que o contato dos funcionários com os números passa a ser mínimo, pelo menos no caso da manipulação dos registros, a probabilidade de ocorrer um erro também sofre uma grande redução. Registros duplicados e falhas em cálculos para a criação de gráficos e relatórios, por exemplo, são quase nulas, pois tudo é feito de maneira automática.
Por meio de regras e critérios preestabelecidos dentro do software de gestão de custos, basta a inserção de poucos registros para que o sistema dê os resultados que a empresa precisa, como a identificação de gargalos de custos ou distorções entre custo real e padrão. Ou seja, já se foi aquele tempo em que era preciso ficar horas debruçado sobre a calculadora para fazer e conferir uma enormidade de cálculos.
3) Diminuição dos custos operacionais
Aqui é onde o software de gestão de custos tem seu maior impacto, pois quando falamos de custos operacionais, isso abrange vários aspectos de uma empresa. Ao considerarmos a automatização em si, conseguimos saber exatamente quais são os custos diretos, indiretos, fixos e variáveis de todo o processo produtivo, assim como as despesas relacionadas ao processo de comercialização. Isso facilita a descoberta de excessos e desperdícios e sua correção imediata.
Ao pensarmos na automatização como a troca do analógico pelo digital, temos a economia de recursos como papel, tinta para impressora, entre outros. No médio e longo prazo, é um ganho para a empresa e também para o meio ambiente. E também tem a questão do tempo, que já falamos lá no tópico 1.
4) Segurança para os dados
Ao usar um software de gestão de custos, o armazenamento e a atualização das informações estão garantidos por backups automáticos. Desse jeito, acabam-se as preocupações com a perda de documentos e planilhas ou o extravio de papéis. Além disso, é possível assegurar que somente pessoas autorizadas tenham acesso aos dados do sistema por meio de login e senha.
Junto a isso, está a garantia de manter no sistema um histórico das informações da sua empresa ao alcance de um clique. Você não precisa mais de uma sala ou um galpão enorme, com prateleiras sem fim e montanhas de papel, que ocupariam horas de um funcionário para achar um ou dois números. Com poucos cliques e alguns minutos, pode ter em mãos qualquer dado sobre os custos da empresa.
5) Integração entre as áreas
Finalizando a nossa lista de motivos para você investir em um software de gestão de custos está a possibilidade de integrar a área de custos com os demais setores da empresa. Normalmente, essas soluções específicas são desenvolvidas como módulos de um grande sistema de gestão, que podem ser usados tanto de forma única quanto integrados, tudo vai depender da necessidade do seu negócio.
Se você gerencia uma indústria, pode integrar a solução de custos com a de produção, materiais e controladoria, por exemplo. No caso de um varejista, pode ser com a de estoque, finanças e vendas. Uma grande vantagem também é que as soluções são flexíveis e adaptáveis ao seu tipo de negócio, independentemente do porte ou segmento.
As soluções WK para gestão de custos contemplam rotinas e ferramentas para custeio industrial e comercial para formação de preço de vendas, análise de preço de venda, análise de rentabilidade, margem de contribuição, ponto de equilíbrio, custos diretos e indiretos, custo comercial, custo de fabricação, custo de produtos em elaboração, gastos gerais de fabricação e custo padrão x real, nas metodologias UEP, ABC e Absorção que se aplicam a indústrias, comércios, atacadistas e varejistas.
O nosso software conta ainda com a possibilidade de trabalho com custeio padrão ou real, permitindo a comparação entre os dois. Ele também usa diversos critérios de rateio, buscando informações diretamente da contabilidade para tornar os resultados mais precisos.
Trata-se de uma solução que possibilita uma gestão de custos simplificada e eficiente, que auxilia na eliminação de riscos e no aumento da competitividade do negócio no mercado. Tudo isso para garantir a independência do usuário e o melhor custo-benefício para o caixa da empresa.
