A EFD Reinf é a sigla utilizada para Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais. Esse é um dos módulos do projeto SPED utilizado por pessoas físicas e jurídicas, que tem como objetivo substituir a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) e, futuramente, a DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte).
A substituição ocorre junto às ferramentas do eSocial e da DCTFWeb, da seguinte maneira:
1) As informações de viés trabalhista devem ser enviadas ao eSocial
2) Já a declaração das informações tributárias deve ser feita na EFD Reinf
3) As duas obrigações devem ser enviadas para a DCTFWeb
4) Na sequência, a DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal) será gerada automaticamente para pagamento dos impostos.
Nesse artigo, vamos falar sobre as mudanças na legislação que impactam diretamente na maneira como a sua empresa gerencia a entrega dessa obrigação.
O que declarar na EFD-Reinf
Ao contrário do que muita gente pensa, a função da EFD Reinf é unificar o envio e o acesso das informações relacionadas às retenções das contribuições previdenciárias, do imposto de renda e das contribuições sociais.
Fazem parte das entregas da EFD Reinf:
• Serviços tomados/prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada
• Retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP) incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas
• Recursos recebidos por/repassados para associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional
• Comercialização da produção e à apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais pessoa jurídica
• Empresas que se sujeitam à CPRB (cf. Lei 12.546/2011)
entidades promotoras de evento que envolva associação desportiva que mantenha clube de futebol profissional
Cronograma de entrega da EFD-Reinf
O calendário de adequação para cada grupo começou em maio de 2018, terminou em agosto do ano passado e, a partir do dia 1º de março, é válido para todas as empresas. Além disso, a família 4000 passa a ser a nova obrigação a partir da competência 03/2023.
Estar atento às datas e, principalmente, à veracidade das informações é fundamental para evitar multas e dores de cabeça.
O envio das informações para o EFD Reinf deverá ser feito todos os meses, até o 15º dia útil do mês subsequente. Entregas feitas fora do prazo ou que tenham informações divergentes estarão sujeitas às multas entre 2% e 20% ao mês, sobre o valor dos tributos declarados, de acordo com o Art. 57º da Lei 12.873/2013.
Quem é a Família 4000?
Como você deve ter visto acima, a família 4000 é a série de registros obrigatória a partir da competência 03/2023. Isso significa que, a partir dessa data, a Reinf deixa de gerar informações apenas sobre as retenções da contribuição previdenciária e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.
A família 4000 acrescenta à obrigatoriedade a escrituração do IRRF sobre pagamentos, rendimentos e serviços tomados; escrituração do PCC sobre pagamentos e, em situações específicas, a escrituração do IRRF sobre recebimentos.
Quem precisa entregar a EFD Reinf
A entrega do EFD Reinf é obrigatória para todos os contribuintes, exceto aqueles que não tiveram movimento dentro do período em questão, de acordo com o artigo 4º IN RFB nº 2.043/0021.
• Todas as pessoas jurídicas que prestam e/ou contratam serviços realizados mediante cessão de mão-de-obra (colocam a disposição da empresa contratante, trabalhadores para realizar serviços contínuos)
• Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção PIS, Cofins e CSLL
• Pessoas jurídicas optantes pelo CPRB (desoneração da folha)
• Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria
• Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional
• Empresa que destinam recursos à associação desportiva que mantenha
• Equipe de futebol profissional
• Entidades promotoras de eventos que envolvam ao menos 1 associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional
• Pessoas jurídicas ou físicas que tiveram retenção do IRRF
Antes, a dispensa era concedida apenas às empresas do chamado 3º grupo, mas passou a ser válida para todos os negócios que não registraram movimentação, conforme mencionado acima.
Assim, os contribuintes que não tiveram fato gerador, retenções, ou qualquer outra informação no período não precisam enviar o evento R-1000 e nenhum outro da EFD Reinf.
Como simplificar o envio da EFD Reinf?
Como dissemos antes, você não pode abrir mão de entregar a EFD Reinf dentro do prazo, nem de garantir que todas as informações estejam corretas. Considerando que as multas são aplicáveis, inclusive, em casos de inconsistência de dados, toda atenção é pouca.
Em geral, as falhas humanas são as principais responsáveis por incidentes na entrega das obrigações, mas a boa notícia é que elas podem ser evitadas. Se a sua empresa não gerencia informações e dados de forma digital, é hora de rever seu processo. Ter seus documentos disponíveis no ambiente on-line é o primeiro passo para avançar em um mercado completamente digitalizado.
O segundo ponto é como você faz essa gestão, mesmo no ambiente virtual. O uso de planilhas já provou ser ineficaz e pouco seguro, já que pode ser uma tarefa e tanto controlar os acessos ou acompanhar as datas. Para solucionar essa questão, muitas PMEs têm utilizado um sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP.
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