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O que é um ERP: o sistema que vai reinventar sua gestão!

Se você ainda não sabe o que é ERP, esse artigo vai tirar todas as suas dúvidas. Para começar, a sigla significa Enterprise Resource Planning e se refere a um sistema de gestão que integra setores, otimiza processos e reduz custos.

Também conhecido como software de gestão, o ERP reúne as principais informações de uma empresa e permite um mapeamento detalhado de dados em tempo real, de qualquer lugar. Assim, é possível tomar decisões assertivas e traçar as melhores estratégias para alcançar os objetivos do negócio.

Vale ressaltar que, há muito tempo atrás, essa era uma tecnologia restrita para grandes multinacionais. Hoje essa realidade é bem diferente e, mesmo se você tem uma pequena empresa, pode aproveitar todos os benefícios que o ERP traz.

Nesse artigo vamos falar sobre o que é o ERP, em qual contexto de gestão ele aparece, quais as principais vantagens em utilizar essa tecnologia na sua empresa e como você pode selecionar o melhor fornecedor para o seu negócio. Vamos lá?

O que é um ERP

O ERP é um sistema de gestão integrada, responsável por interligar todas as atividades de uma empresa, como vendas, finanças, materiais, produção, custos, serviços, controladoria, recursos humanos e qualidade, em um único espaço.

De maneira geral, ele promove melhorias para a gestão e a comunicação de uma empresa. Para isso, ele armazena informações e integra atividades de diferentes departamentos em uma única plataforma.

Quando os dados são unificados e disponibilizados em tempo real, é possível tomar decisões com mais rapidez, assertividade e menos riscos. Além disso, ter essa base sempre disponível também ajuda nas etapas de planejamento e discussão de ideias.

Antes de explicar mais sobre o que é um ERP, vale lembrar que essa tecnologia foi desenvolvida há mais de 100 anos pelo engenheiro Ford Whitman Harris para programar um processo de produção industrial. Depois de receber algumas atualizações por diferentes empresas, a ferramenta passou a ser utilizada nas áreas de finanças, RH e vendas até ser chamada de ERP, na década de 90.

Esse é um contexto bastante interessante, já que, ainda que existam muitas funcionalidades e benefícios atualmente, esse é um tipo de solução que tende a evoluir sempre a fim de acompanhar as mudanças de mercado.

Sistema de gestão empresarial na prática

O ERP também é conhecido como sistema de gestão empresarial. O termo, como você pode perceber, é bem sugestivo. A ideia é auxiliar o gestor a administrar a empresa como um todo:

  • Financeiro
  • Vendas
  • Compras
  • RH
  • Contabilidade
  • Produção

 

Diante disso, fica fácil perceber a versatilidade de uso do ERP. Ele, realmente, pode ser utilizado em qualquer segmento. O benefício comum em todos eles é o controle e o monitoramento de todas as etapas administrativas, produtivas e comerciais.

Vale ressaltar que, nesse caso, a ideia é que toda a empresa utilize o mesmo sistema. Caso contrário, erros de armazenamento podem acontecer e comprometer os resultados esperados.

Entenda melhor como esse processo acontece na prática:

Todo processo produtivo começa com a matéria-prima e o trabalho do ERP também. Quando isso acontece, o ERP retira automaticamente esse item do estoque e atualiza as informações que são utilizadas pelo setor de compras. Nesse artigo que fizemos sobre gestão de estoque, você também confere informações bem legais.

Apenas nessas etapas, três áreas foram beneficiadas: estoque (baixa automática), produção (mais ágil porque não precisa registrar ou enviar a informação manualmente e facilita, inclusive, a criação do plano mestre de produção) e compras (que já tem acesso às reposições necessárias).

Com a gestão de pessoas, funciona da mesma maneira. Erros de valores acontecem com muita frequência por causa das informações descentralizadas: o líder envia uma informação, o financeiro recebe outra e o colaborador (ou a empresa) sofre o prejuízo. Com a solução, esse risco desaparece e todos ganham.

E se as vendas de um produto caírem? O Marketing estará atento. Com um dashboard unificado é possível controlar todas essas informações, planejar ações de vendas e evitar possíveis prejuízos.

Vantagens em utilizar um ERP

Se você chegou até aqui, além de saber o que é um ERP, com base nesses exemplos também já pode enxergar que a ferramenta é bastante útil em diferentes cenários. Veja os principais:

Transparência de dados

Empresas que utilizam um sistema ERP têm uma base de dados unificada e informações mais transparentes. Além disso, as tecnologias de segurança utilizadas garantem máxima proteção para os ativos do negócio.

Rapidez de processos

O uso do ERP reduz drasticamente o tempo investido em tarefas repetitivas porque automatiza atividades, padroniza processos e tem estruturas simples para integrar equipes de diferentes áreas.

Comunicação entre equipes

Quando todas as áreas da empresa têm acesso ao mesmo painel de dados, os ruídos diminuem e a comunicação fica mais clara e assertiva. Assim, os impasses com clientes e fornecedores também diminuem.

Monitoramento de vendas

Outra vantagem de utilizar um sistema ERP é acompanhar a saída de produtos, seja para investir mais em uma área promissora ou descontinuar a produção de um item que não gera os resultados esperados.

Controle de estoque

Quando a ferramenta registra uma venda, automaticamente, ela providencia a baixa no estoque e pode emitir um alerta de nível crítico para atualização do setor de compras.

Redução de custos

Acompanhar o setor financeiro com base em dados reais facilita a gestão inteligente de recursos. Além disso, é possível trabalhar com medidas mais assertivas em toda a cadeia de produção e logística.

Redução de erros

É fácil imaginar a confusão que o uso de planilhas pode trazer para uma empresa. Com o sistema ERP, áreas diferentes não precisam registrar dados semelhantes. Por exemplo, os números de vendas são digitados pelos vendedores, visualizados pela equipe administrativa e utilizados pela logística.

A solução engloba funções que atendem às diferentes obrigações de cada departamento e auxiliam o controle de informações, gerenciamento de dados e processos e a tomada de decisão.

Capaz de mensurar cada detalhe, o ERP entrega automação em tempo real e proporciona uma rotina mais ágil e eficiente às diferentes empresas, que buscam identificar as melhores estratégias para aumentar sua produtividade, reduzir custos e elevar sua rentabilidade. Ele é o responsável por entregar todas as informações necessárias para que a área de Business Intelligence gere relatórios úteis e de fácil compreensão.

O ERP tem, ainda, como vantagens o baixo investimento em infraestrutura de TI, hardware, software e pessoas. Assim,  o que acaba quebrando uma das barreiras que impedem as indústrias de aderirem à digitalização. 

Apesar das diferenças entre os segmentos industriais, corporativos, varejistas e atacadistas, todos eles incluem diferentes processos de atuação, que demandam uma estrutura de análise, planejamento e organização que garanta o máximo de agilidade e qualidade em todas as etapas.

A boa notícia é que existe um software ERP ideal para cada uma dessas realidades e que é responsável por auxiliar gestores e funcionários a alcançarem os melhores resultados a cada dia.

Como escolher um ERP?

Agora que você já sabe o que é ERP, o próximo passo é entender como fazer a escolha certa. Listamos as principais perguntas que devem estar no seu check-list de escolha do ERP:

1) Qual é a sua demanda?

Antes de começar, você deve responder essa pergunta. Sua resposta irá determinar quais são as principais necessidades a serem supridas. Em outras palavras, queremos dizer que se o seu sistema ERP for utilizado em uma indústria, possivelmente, você precisará de funções diferentes daquelas que são necessárias para comércios ou prédios administrativos.

2) Em qual etapa seu ERP será utilizado?

Na sequência, você precisa saber em qual etapa seu ERP será utilizado. Apesar de um único software ter capacidade (e todas as vantagens necessárias) para integrar todas as áreas de uma empresa, muitas vezes, não é o que acontece na prática. Entender quais são suas principais deficiências ou áreas de oportunidade é tão importante quanto ter clareza sobre o segmento.

3) Quais são as sub-categorias?

Outro detalhe importante é que, dentro de um segmento, também existem subcategorias. Por exemplo, as particularidades do ERP para uma indústria têxtil são diferentes daquelas oferecidas para o mercado farmacêutico.

4) O ERP tem um bom currículo?

Se você não contrataria profissionais inexperientes para assumir funções estratégicas dentro da sua empresa, deveria seguir a mesma lógica para o seu ERP. Ao contrário de um currículo, é praticamente impossível que uma empresa consiga simular benefícios e vantagens irreais.

Para avaliar, considere os depoimentos de clientes que utilizam a tecnologia, os conteúdos que a empresa compartilha e qual é a autoridade que ele demonstra ter no mercado.

5) Entenda perfeitamente sua implantação

Essa é uma das fases mais importantes e complexas da implantação de um ERP. Isso porque ela envolve diferentes equipes, dúvidas e necessidades. Para evitar qualquer atraso ou prejuízo, seu fornecedor deve oferecer um treinamento de alto nível e disponibilizar um suporte em tempo integral.

É nesse momento, também, que a equipe de especialistas poderá sugerir os melhores ajustes do ERP de acordo com a sua demanda, então, esteja preparado.

6) Escolha uma tecnologia de ponta

Para cumprir o papel de facilitar o dia a dia da sua empresa, seu ERP precisa receber atualizações constantes e contar com ferramentas modernas, adequadas ao seu mercado de atuação.

7) Certifique se o ERP está alinhado à legislação

Talvez você queira saber o que é um ERP justamente por causa dessa demanda. Conferir se a solução atende à legislação federal e às obrigações acessórias é muito importante.

Mais do que um fornecedor, escolha um parceiro

Agora que você já sabe o que é um ERP e como pode fazer a escolha certa, precisa saber com quem contar. Entenda que por trás das melhores tecnologias, há excelentes equipes.

A escolha do seu fornecedor deve ser feita, não apenas em um discurso convincente, mas, principalmente, na análise criteriosa de questões como: infraestrutura e suporte. Para analisar como essa relação acontece, pergunte sobre os canais disponibilizados, qual é a estrutura de recebimento de chamados e o nível de disponibilidade de atendimento.

Assim, mais do que ter um ERP, você e toda sua empresa poderão contar com uma solução que funciona na prática. Se essa é a sua necessidade, conheça agora mesmo o WK Radar e descubra por que ele não é qualquer ERP.

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