Existe pouca coisa pior para uma empresa ou indústria do que um controle de estoque ruim. Um único erro de cálculo e toda a operação está em risco. Desperdício, dor de cabeça, contas que não batem… esses são alguns dos problemas que podem surgir caso o controle de estoque acabe virando um descontrole de estoque.
Apesar de não ser tão relevante para empresas que oferecem serviços, o controle de estoque é algo central para a indústria e é o coração do setor de logística, onde um problema de estoque afeta toda a empresa.
Agora, como solucionar os problemas que podem aparecer no meio do caminho? Ou melhor, como evitar que eles aconteçam? É sobre isso que iremos falar hoje! Acompanhe o artigo até o final!
Você irá ver:
- Controle de estoque: o que é e qual a importância?
- Como fazer um controle de estoque eficiente
- O papel da tecnologia no controle de estoque
- Qual o melhor sistema de controle de estoque?
Controle de estoque: o que é e qual a importância?
Para ilustrar de forma prática, vamos pensar em uma loja de roupas.
Vamos supor que essa loja adquira 30 unidades de uma camiseta vermelha para vender e as armazena em seu estoque, seja ele onde for. Após alguns dias essas camisetas são vendidas, sendo subtraídas do total que tinha antes no estoque.
Dessa forma, podemos falar do controle de estoque em dois momentos:
- Entrada – Quando matéria prima ou produtos são adquiridos e inseridos no estoque da empresa;
- Saída – Quando o produto é vendido e, portanto, retirado do estoque.
Então, se em algum momento as informações sobre a quantidade de camisetas vermelhas se perder, há um grande risco de faltar itens, de comprar itens desnecessariamente e até mesmo de roubo ou perda!
É exatamente por isso que um bom controle de estoque está totalmente ligado a empresas que sabem administrar e gerir seu negócio. É claro que erros podem acontecer em todo lugar, mas se isso é uma prática recorrente, algo precisa ser feito.
Como fazer um controle de estoque eficiente
Agora que falamos da importância do controle de estoque, como fazer um controle de estoque eficiente em sua empresa? Separamos os passos pra você:
- Faça um levantamento do estoque atual
Esse com certeza é o primeiro passo. Como sempre, um diagnóstico inicial precisa ser feito para entender a situação da empresa, pontos de falha ou inconsistência dos dados. A partir disso, é possível que as primeiras possibilidades de melhora comecem a aparecer.
- Registre tudo
Tudo mesmo: data de chegada, onde está armazenado, quantidade, preço, data de saída, valor, tudo!
Esse item vem logo depois porque resolve o principal problema do descontrole de estoque: a falta ou os erros de informação.
Um controle de estoque eficiente é aquele que sabe exatamente onde e em que condições estão os produtos. Sem isso, os problemas e o desperdício de dinheiro irão aparecer a qualquer momento.
- Conheça o fluxo interno da empresa
Saiba por onde e por quem passa cada produto. O caminho que ele percorre desde a chegada até a venda. O mesmo se aplica a insumos que serão processados. Por onde eles passam, quanto é usado, etc.
- Crie processos claros e auditáveis
A partir dessas informações, crie e divulgue como cada processo deve ser feito de forma que qualquer pessoa possa replicá-lo e também identificar onde o erro aconteceu.
São muitas informações, com certeza! Como não dá pra guardar todas elas na memória, elas precisam ser registradas em algum lugar.
O papel da tecnologia no controle de estoque
Sabemos que armazenar essa quantidade de informações na memória ou no papel é praticamente impossível e com certeza coloca a segurança dos dados em risco. É aí que a tecnologia entra.
Muitas empresas ainda usam as planilhas para fazer o controle de estoque. Apesar de ser possível, não é a melhor opção por alguns motivos:
- É mais suscetível a erro humano;
- pode ser apagada ou adulterada facilmente;
- é difÍcil de ser auditada;
- oferece baixa ou nenhuma integração entre setores;
- possui baixa capacidade de automatização.
Por isso, a melhor ferramenta para o controle de estoque é um ERP, um Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
Através desse tipo de programa, o controle de estoque fica mais fácil e preciso.
O ERP mapeia todo o processo produtivo, mostrando a quantidade de matéria prima usada em cada fase e em cada produto. Isso atualiza automaticamente as quantidades do estoque e aciona o setor de compras quando a quantidade está baixa, baseado num valor pré-programado.
A mesma coisa acontece nas vendas. Conforme o produto é vendido, ao lançar a venda no sistema o estoque é atualizado, avisando o setor de compras que precisa encomendar mais unidades.
Outra vantagem do ERP é a possibilidade de se planejar para o futuro de forma assertiva.
O setor de logística pode usar os dados fornecidos pelo sistema para avaliar a capacidade dos galpões ou do transporte e se planejar conforme a tendência de aumento ou redução da demanda, para evitar gastos inesperados, desperdício ou material parado no estoque.
Falando em material parado, o ERP também mostra o tempo que cada item fica parado no estoque, a taxa de saída e por consequência os produtos que são mais vendidos e aqueles que não são tão procurados.
Isso dá aos departamentos de marketing e venda os dados necessários para tomar melhores decisões de compra e produção e até mesmo de ações de divulgação e promoção para movimentar esses itens parados.
O sistema ERP centraliza todas essas informações em um lugar só! É um sistema integrado que pode ser usado por todos os setores, não só para o controle de estoque mas para qualquer parte do gerenciamento da empresa.
Qual o melhor sistema de controle de estoque?
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